秘書服務是香港和內地公司明顯的不同之處。要了解秘書服務需要先知道“秘書公司”的概念。
所謂秘書公司:美、英、香港、新加坡等資本市場中的一個法定職位,角色如執行董事之一,協助企業有效率的管治,協調和幫助各部門遵守當地公司法規,及向董事會提供法定要求的訊息。公司秘書屬于特許秘書專業,可考取專業資格,亦得由會計師或律師等專業人士兼任。香港的公司法要求所有在本港注冊的公司都必須有一位公司秘書,秘書須與例如公司注冊處、稅務局、證監會及香港交易所等機構溝通。
香港的秘書公司可以是香港的自然人或者在香港成立的公司。近年來香港政府逐漸加強對秘書公司的管理,必須獲得秘書牌照持牌經營。
所以秘書服務指的就是秘書公司提供的服務,包括但不限于以下:
1. 提供香港的注冊地址給客戶使用(需要掛水牌)
2. 及時提醒客戶公司需要辦理的政府業務(年審和報稅等)
3. 幫忙聯系銀行對接開戶等銀行業務
4. 提供香港電話/傳真服務,處理政府、銀行、商務信件及快遞
秘書公司對于公司真正的管理層來說主要意義在于和香港的銀行、政府溝通,作為聯系的橋梁,因為公司的管理運營是可以離岸(不在香港)進行的。